El Trayecto al Éxito comienza con la Planificación Estratégica
La importancia de la planificación estratégica no puede ser subestimada en empresas, instituciones educativas y clínicas odontológicas. Este proceso actúa como un mapa que guía a las organizaciones hacia sus metas, optimizando recursos, alineando actividades diarias y minimizando riesgos como la pérdida de dinero o desorden operativo.
En este artículo, exploraremos cómo la planificación estratégica entrega los lineamientos base para la gestión haciendo uso de herramientas como Q10, Dentalink o SAP, que transforman la gestión y elevan la efectividad, destacando la coherencia en cada nivel hasta la implementación operativa.
Pensemos en un embudo, donde la boca ancha es superior y la angosta está en la parte inferior. La parte superior se refiere a la macro gestión, el área intermedia a la micro gestión y la zona inferior corresponde a la micro gestión.
En cada uno de estos niveles participan diferentes integrantes de la institución y tienen su propia planificación, pero están unidas por una coherencia que parte desde la administración, haciéndose patente en la operación del día a día.
Planificación Estratégica
Define el trayecto que transitará para el desarrollo de la empresa o institución dentro de los próximos años (3 – 5). Existen muchos modelos y en este articulo explicaremos uno de los más básicos.
1.- Análisis FODA: Diagnóstico Estratégico
El análisis FODA identifica los factores internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas) que impactan la organización, por ejemplo:
- Fortalezas: Equipos de última generación, personal altamente capacitado.
- Oportunidades: Creciente demanda educativa o dental, avances tecnológicos.
- Debilidades: Procesos manuales, falta de presencia digital.
- Amenazas: Normativas cambiantes, competencia en aumento.
Este análisis permite priorizar áreas de mejora y planificar estrategias para enfrentar desafíos.
2.- Misión y Visión: Definiendo el Propósito y el Futuro
La misión y la visión son los pilares de cualquier estrategia organizacional:
Misión: Es una declaración que define el propósito esencial, lo que es y se hace en el momento presente. Por ejemplo, una clínica odontológica podría establecer: “Ofrecer atención dental integral con altos estándares de calidad para mejorar la salud bucal de nuestros pacientes”.
Visión: Es una declaración que proyecta lo que se desea para la empresa en un futuro. Una institución educativa podría apuntar a: “Ser líder en innovación pedagógica y en la formación de ciudadanos globales”.
Estas declaraciones deben estar alineadas con las estrategias de la institución o empresa y lo ideal es que sean confeccionadas colaborativamente, lo que impulsará la motivación de todos los colaboradores.
También es importante definir los valores que sustentan el quehacer de la institución o empresa.
3.- Objetivos: Metas que Conducen al Éxito
Los objetivos son los resultados que se desean lograr y para redactarlos correctamente, se recomienda utilizar la técnica SMART asegura que los objetivos sean claros y alcanzables:
- Específicos: Incrementar un 15% la captación de nuevos clientes.
- Medibles: Monitorear el número de consultas semanales.
- Alcanzables: Adaptados a la realidad del mercado.
- Relevantes: Alineados con la visión de la organización.
- Temporales: Alcanzar la meta en 6 meses.
Del Nivel Estratégico al Operacional: Herramientas y Ejecución
La estrategia se descompone en planes tácticos y operativos, estos últimos son de corto plazo, en muchos casos son anuales.
Pasar de una planificación estratégica a una planificación operativa es como trazar un mapa para un gran viaje y luego planificar cada parada en el camino. Mientras que la planificación estratégica define el destino y las grandes rutas, la operativa se enfoca en los pasos concretos que llevan de un punto a otro.
La planificación operativa traduce esos grandes objetivos en acciones concretas para el día a día. En este caso, se pregunta: ¿Qué haremos este año para acercarnos a nuestra visión? ¿Qué tareas y proyectos son prioritarios? ¿Quién es responsable de cada acción?
Las diferencias clave entre ambos tipos de planificación
- Horizonte temporal: La planificación estratégica piensa a largo plazo (3 a 5 años), mientras que la operativa se enfoca en el corto plazo (un año).
- Enfoque: La estratégica considera toda la organización; la operativa, un departamento o unidad específica.
- Detalles: La estratégica plantea metas generales, la operativa define tareas concretas.
- Presupuesto: La planificación estratégica cuenta con fondos globales, mientras que la operativa utiliza los presupuestos anuales asignados a cada área.
- Responsables: La estrategia es dirigida por líderes de alto nivel; las operaciones, por equipos o jefaturas departamentales.
El éxito radica en conectar ambas planificaciones. Una buena práctica es terminar las sesiones estratégicas con una lista de prioridades que sirvan como base para desarrollar los planes operativos. Además, se deben programar reuniones periódicas para revisar avances y ajustar las acciones según las necesidades. Por ejemplo, una universidad que aspira a fomentar la investigación podría traducir esa visión en planes operativos que asignen fondos a proyectos específicos, definan métricas de éxito y capaciten a su equipo académico.
La Carta Gantt, herramienta gráfica utilizada en la gestión de proyectos para planificar, programar y realizar un seguimiento de tareas a lo largo del tiempo. Fue desarrollada por el ingeniero mecánico Henry Gantt a principios del siglo XX y se ha convertido en una herramienta esencial en la administración de proyectos.
Monitoreo y Tecnología: Claves para el Progreso
El progreso se puede medir con KPI (indicadores clave de rendimiento) que es una métrica que permite identificar el grado de cumplimiento de un objetivo o la cercanía a la meta planteada de ese objetivo, como, por ejemplo:
- Porcentaje de retención de pacientes o estudiantes.
- Porcentaje de incremento en consultas o matrículas.
- Grado de optimización de tiempo en procesos administrativos.
Además, un sistema informático robusto facilita la operación. Herramientas como Dentalink o Medilink (para clínicas), Q10 (en educación) y SAP (empresas) son aliados esenciales para integrar procesos y evitar pérdidas económicas.
AMB Consultora: Tu Socio Estratégico
En AMB Consultora, ofrecemos asesorías y consultorías especializadas. La planificación estratégica y la operativa son dos caras de la misma moneda. La primera te muestra hacia dónde ir; la segunda, cómo llegar. Específicamente, cuando ambas planificaciones están alineadas, cualquier institución tiene el potencial de avanzar hacia el éxito con claridad y propósito. ¿Listos para comenzar el viaje? ¡Traza el mapa y da el primer paso!
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